База данных для учета материальных ценностей «MATUCHET»

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с базой данных MS Access  «MATUCHET» 

1. Общие положения.

1. База данных «MATUCHET» (далее, если не указано иначе - БД) является программным обеспечением (далее, если не указано иначе - программа) MS Office MS Access для Windows, предназначена для локального или сетевого сбора (ввода), хранения, систематизации, анализа, контроля и вывода информации.

2. Пользователями БД являются заместители руководителей организаций (предприятий), другие должностные лица, в круг должностных обязанностей которых входит учет материальных ценностей.

3. БД работоспособна на всех устройствах, где установлено приложение MS Access.

4. Исполнение БД сетевое, она разделена на модуль серверной части SERVER M и клиентский модуль CLIENT M1…n. 

5. Стандартный интерфейс MS Access скрыт с целью защиты от внесения некорректных изменений в структуру и программные данные. Интерфейс БД в виде главной формы с элементами доступа и управления. Интерфейс настраивается под необходимый размер.

6.  БД  обеспечивает:

- работу в любых версиях ОС Microsoft Windows и MS Access, в любых сетях и через Интернет;

- определение корректности установки MS Access;

- учет материальных ценностей, формирование упорядоченной информации об их распределении по филиалам, офисам, объектам охраны (помещениям, местам); просмотр, сортировку и поиск материальных ценностей различными способами;

- разделение материальных ценностей по типам (моделям и маркам) и видам;

- вывод на печать различных документов (8 отчетов);

- контроль доступа к серверной и клиентской частям.

7. В целях защиты БД от бесконтрольного распространения и хищения информации модули клиентской и серверной частей регистрируются по регистрационному ключу.

8. БД имеет ряд степеней функциональной защиты и возможность создания устойчивого соединения клиент-сервер.

9. Общий исходный размер БД около 5 МБ, системные требования не имеют значения.

10.  Сжатие и восстановление БД осуществляется при закрытии БД, резервное копирование модулей клиентской и серверной частей возможно из клиентского модуля.

11. В БД предусмотрен ввод реквизитов, которые отображаются на интерфейсе и во всех выводимых на печать документах, что, в свою очередь, обеспечивает их уникальность и защиту.

12. Клиентский модуль CLIENT M1…n возможно неограниченно копировать и применять должностным лицам с равными административными правами, создавая дополнительное рабочее место на этом же или на другом ПК. Серверную часть SERVER M  также можно неограниченно  копировать, создавая при этом отдельную независимую базу для учета материальных ценностей другого филиала или организации.

13. В БД предусмотрен парольный вход. Наряду с этим, для воспрещения несанкционированного доступа обязательно должна использоваться защита БД на уровне учетных записей пользователей с предоставлением пользователям только лишь ярлыков для запуска клиентской части.

2. Размещение БД и регистрация

14. Модули БД могут размещаться на ПК в любом месте, в том числе на облачном диске в сети Интернет.

15. Папку (диск), в которой размещены модули, необходимо добавить в надежные расположения. Для этого запустить стандартное окно MS Access (ярлык приложения) – Параметры – Центр управления безопасностью – Параметры Центра безопасности – Надежные расположения – Добавить новое расположение – Обзор – указать путь, выделить файл модуля,  папку  или диск), где размещается БД, нажать «Да», нажать ОК, еще раз ОК и еще раз ОК, закрыть окно MS Access.

16. Модуль серверной части SERVER M необходимо также добавить в надежные расположения. 

17.  Ключ регистрации БД пользователь получает при приобретении БД по Номеру регистрационного ключа, который отображается в форме-заставке при запуске того или иного модуля БД.

18. Модуль SERVER M работоспособен без регистрации, достаточно к нему подключиться. Но регистрация модуля необходима для (изменения паролей по умолчанию) назначения паролей и контроля доступа.

19. При регистрации БД при подсоединенном носителе (флэш-карте, переносном диске и др.) данный носитель может регистрироваться как электронный ключ, без которого БД в дальнейшем будет предлагать регистрацию.

3. Подключение и резервное копирование

20. Клиентский модуль CLIENT М1…n  может быть подключен к модулю SERVER М посредством использования элементов специальной формы, вызываемой нажатием сочетания клавиш Ctrl^Insert, как до регистрации, так и после регистрации.

21. Достаточно кликнуть обзор, указать Путь к серверной части и кликнуть «Подключить». Чтобы убедиться, что клиентский модуль подключен, необходимо запустить его повторно после регистрации.

22. С вышеуказанной специальной формы можно выполнить резервное копирование серверной части и (или) клиентской части. При этом в месте размещения того или иного модуля будет создана резервная копия с названием, состоящим из прежнего названия файла, даты и времени резервного копирования.

4. Начало работы, изменение не актуальных записей,
подгонка интерфейса

23. По умолчанию в БД находятся записи о материальных ценностях для демонстрации работы БД, а также для первоначального ознакомления с ее функциями и возможностями. Не актуальные записи можно заменить необходимыми. Для этого после запуска зарегистрированного клиентского модуля:

а)  кликнуть по зелёной кнопке со щитом внизу слева, при этом откроется форма  «Активные пользователи», ее открытие означает, что у Вас  приложение MS Access установлено корректно и полностью работоспособно; кроме того, имеющаяся в форме информация позволяет Вам контролировать несанкционированный (санкционированный) вход в Ваш модуль с другого ПК;

б)  пройти авторизацию (по умолчанию логин: client m1, по умолчанию пароль: 1);

в) кликнуть по кнопке «Реквизиты» и изменить записи, выделяя (удаляя) имеющиеся;

г) кликнуть по кнопке Изменить, откроется форма  Изменение и удаление записей, пользуясь переходами по записям, выделяя имеющиеся записи, заменить их необходимыми:

- при введении в поле  Инвентарн./Сер./№ какого-либо номера полю Количество автоматически присвоится значение 1; при внесении в поле Инвентарн./Сер./№ записи «б/н» в поле Количество можно будет ввести любое значение >0; ввести в поле Количество значение «0» или оставить его пустым невозможно;

д) при работе с БД необходимо учитывать, что:

- изменение записей о типах (марках, моделях) и размещении материальных ценностей производится нажатием соответствующих кнопок изменить, размещенных у каждого поля в форме Изменение и удаление записей; для того чтобы изменить конкретную запись о типе (марке, модели) и размещении необходимо дважды кликнуть по соответствующему полю; удаление записей о типах (марках, моделях) и размещении производится в формах Изменить тип (марку, модель) материальных ценностей и Изменить название объектов (помещений, мест) нажатием кнопки справа от записи с подтверждением своего действия; при этом связанные записи удалить невозможно, к примеру, записи  «Кабинет № 1» и «Шкаф со стеклянными дверцами» удалить невозможно пока существует связывающая их запись о том, что в  Кабинете № 1 имеется Шкаф со стеклянными дверцами;

- для того чтобы полностью удалить из базы запись об учете какого-либо наименования материальной ценности необходимо нажать на кнопку Удалить запись в форме Изменение и удаление записей справа вверху и подтвердить свое действие;

- при списании материальной ценности необходимо в форме Изменение и удаление записей установить флажок Списать, внести название документа о списании и дату документа; при этом соответствующая запись появится в форме Итоговые сведения о списании, которую можно открыть, кликнув по кнопке Сведения о списании;

е) при нажатии на интерфейсе на кнопку Сервис откроется форма Сервис; выбирая значения в полях с выпадающими списками можно просмотреть (распечатать или сохранить в формате PDF) различные отчеты:

- при распечатке (просмотре, сохранении в формате PDF) Описей материальных ценностей реквизиты должностного лица получившего материальные ценности для выдачи на объект и должностного лица, принявшего эти материальные ценности, можно показать соответствующими кнопками Показать, сформировав при этом Опись материальных ценностей для конкретных целей;

- при распечатке (просмотре, сохранении в формате PDF) отчета о поступлении материальных ценностей за период необходимо нажать на кнопку Ввести период, выбрать месяц, квартал, пол года, год или период, дату С,  дату ПО и нажать на кнопку Сформировать.

24. Для того, чтобы выбрать размер интерфейса по размеру монитора или выбрать для работы желаемый размер интерфейса независимо от размера монитора, необходимо дважды кликнуть на названии клиентского модуля (внизу слева) и в появившемся поле со списком выбрать необходимое условное значение. 

5. Особенности просмотра данных о материальных ценностях

25. Для того, чтобы просмотреть данные о материальных ценностях необходимо кликнуть на интерфейсе по кнопке Просмотреть, откроется форма Сведения о материальных ценностях:

- при одном клике по полям Тип, Размещение, Вид (со светло-серо-голубым фоном) происходит фильтрация по данному полю и показ всех записей с данным значением;

- для поиска и фильтрации можно также воспользоваться кнопкой Найти запись или полями с выпадающими списками по Типу, Виду, Инветарн./Сер./№ и Размещению;

- при двойном клике по полю Инветарн./Сер./№ можно перейти на соответствующую запись в форме Изменение и удаление записей.

6. Добавление записей

26. Для того чтобы добавить запись необходимо на интерфейсе кликнуть по кнопке Добавить, откроется форма Добавление учетных данных, используя поля с выпадающими списками и другие поля внести необходимые данные.

27. Если в выпадающих списках Тип (марка, модель) и Размещение нет необходимых для ввода записей, то необходимо воспользоваться кнопками Добавить тип, Добавить размещение и соответственно при открытии форм Новый тип и Новое размещение внести необходимые данные. После этого введенные данные появятся в соответствующих выпадающих списках формы Добавление учетных данных.

28. При добавлении записей с помощью формы Добавление учетных данных:

- при введении в поле Инвент./Сер./Номер какого-либо номера, отличного от значения "б/н", полю Количество автоматически присвоится значение 1; при внесении в поле Инвент./Сер./Номер записи «б/н» в поле Количество можно будет ввести любое значение >0; ввести в поле Количество значение «0» или оставить его пустым невозможно. При незаполнении всех полей запись будет отменена.

-  при введении в поле  Инвент./Сер./Номер какого-либо номера, отличного от значения "б/н" полю Количество автоматически присвоится значение 1; при внесении в поле Инвент./Сер./Номер записи «б/н» в поле Количество возможно будет ввести любое значение >0; ввести в поле Количество значение «0» или оставить его пустым невозможно. При незаполнении всех полей, отмеченных звездочкой, запись будет отменена;

- при наличии в буфере обмена скопированного текста и при отказе от очистки буфера обмена текст будет вставлен в поле Тип марка модель формы Добавление учетных данных; если при дальнейшем заполнении полей будет предупреждение: " Введенный текст не соответствует ни одному из элементов списка", то при необходимости можно  добавить отсутствующий тип, нажав на Добавить тип; при этом текст находящийся в буфере обмена будет также скопирован в форму Новый тип в поле Введите новый тип;

- при сохранении записи (нажатии кнопки Сохранить) форма Добавление учетных данных переходит в режим добавления очередной записи; если при этом необходимо добавить предыдущий тип материальных ценностей, то необходимо нажать на кнопку Повторить - верхние пять полей будут заполнены автоматически.

7. Контроль доступа

29. Контроль доступа осуществляется:

а) в клиентском модуле CLIENT M1…n с помощью расположенного справа на интерфейсе вертикального индикатора, в котором по мере входа (выхода) пользователей высвечиваются две иконки: верхняя  иконка обозначает вход/выход  CLIENT M1…n,  нижняя – SERVER M;

б) в клиентском модуле CLIENT M1…n и в модуле серверной части SERVER M с помощью выводимого для просмотра и вывода на печать отчета о контроле доступа с указанием названий модулей, назначенных пользователям логинов и паролей, а также дат и времени входа и выхода в базу данных;

в) в модуле серверной части SERVER M с помощью формы «Контроль доступа», в которой для каждого модуля устанавливаются логин и пароль, и возможен  визуальный контроль входа и выхода.

8. Приобретение

30. После принятия решения на приобретение:

а) Вы направляете мне заказ, я высылаю Вам письмо-счет;

б) после оплаты Вы получаете заказ;

в) запускаете модули на ПК и сообщаете мне регистрационные номера;

г) я Вам сообщаю ключи регистрации.

Кроме того, Вы получаете постоянную техподдержку.

БОНУСНАЯ ПРОГРАММА РЕАЛИЗАЦИИ В ТЕЧЕНИЕ МЕСЯЦА

Наименование	Стоимость
Серверная и клиентская части с ключами регистрации для работы на одном ПК	2300 р.
Переход на обновленную версию	500 р.
Защита отчетов логотипом	Бесплатно
Ключ регистрации для работы на другом  ПК	300 р.

9. Заключительные положения

          31. База данных позволяет:

а) создать эффективную систему сбора, хранения, систематизации и анализа значительного объема информации;

б) повысить эффективность учета материальных ценностей;

в) обеспечить надежность хранения информации;

г) повысить культуру документооборота;

д) снизить служебную нагрузку на материально-ответственных лиц;

е) повысить эффективность управления и контроля.

Есть вопросы? На все отвечу!